Es algo desafiante y no muy cómodo de realizar, cuando lo que queremos es hacerlo bien; y cuando decimos “hacerlo bien” nos referimos a dar retroalimentaciones que ante algo que no está bien resuelto o que no cumple con las expectativas requeridas, brinden información certera, realista, que hable de lo que puede ser corregido desde el compromiso y motivación positiva de las personas, que fortalezca la calidad, efectividad y resultados, y que por supuesto, no trastoque la emocionalidad de las personas ni deteriore los vínculos en el equipo. Aunque hay que decirlo, si algo de eso no nos importara, la retroalimentación podría ser más “fácil”, ya que sería como soltar una bomba sin pensar en las repercusiones negativas inmediatas y a futuro.
La realidad es que como líderes de organizaciones tenemos que pensar y accionar desde la responsabilidad, diferenciando las acciones simples y no comprometidas en la gestión de situaciones insatisfactorias, de las medidas cuidadosas y con sentido de participación, que abonen al logro de resultados integrales en la Organización.
Pero ¿qué comportamientos ejemplifican lo que llamamos la acción simple y no comprometida de un líder en su retroalimentación ante malos resultados de su equipo?
Pues piensa en algo así:
- Decir que algo está mal sin más, evitando pensar en lo que emocionalmente eso puede significar un adjetivo inapropiado para quien realizó la tarea…
- No aceptar una idea o entregable, y no clarificar nada más…
- No decir que algo está mal, y simplemente dejar las cosas así… en el limbo
Comportamientos que son muy distintos a los que se presentan ante acciones cuidadosas y con sentido de participación por parte del líder; algunos de estos comportamientos adaptativos y enriquecedores se ven al:
- Buscar gestionar algo mejor, a lo que se obtuvo hasta ahora
- Cuidar la moral del equipo de trabajo para que realice mejoras desde un nuevo intento
- Propiciar el desarrollo en la Organización y naturalmente, en las personas
Desde esta mirada, en Lemon tree pensamos que como muchos de los aspectos que debe cuidar una figura directiva y gerencial en la Organización, la calidad, calidez y efectividad en las retroalimentaciones que suelen requerirse ante ideas, entregables o resultados que no cumplen con las expectativas, es fundamental.
Para ello, hay que trabajar en la consolidación de una técnica o competencia directiva que pasa por 4 grandes ejes, de los que queremos hablarte.
Los ejes a impulsar para mejorar nuestra capacidad de generar retroalimentaciones potenciadoras en situaciones de resultados insatisfactorios, se enfocan en fortalecer:
- La capacidad de reflexión sobre lo que está bien y lo que no.
- La gestión emocional que se requiere en estos casos, para que las cosas puedan mejorar.
- El impulso de aprendizajes de fondo, desde los errores.
- La habilitación de la capacidad activa de mejora.
Pues primero hablemos de la capacidad de reflexión sobre lo que está bien y lo que no.
Aquí lo más importante es tener claridad de lo bueno y lo malo que puede presentarse en una situación de retroalimentación determinada, para aprovecharla al máximo posible.
Ten en cuenta que las personas líderes que mejor gestionan esto, consolidan una gran ventaja al saber plantear las preguntas clave desde el primer momento en que se va a presentar una idea o entregable que podría resultar insatisfactorio. Aquí es muy conveniente usar con la persona o equipo que plantea la idea, la pregunta poderosa que provocará por sí misma, una respuesta que establezca un marco de referencia muy útil para evitar confusiones de interpretación: ¿para qué servirá esto que presentarás?
Ahora es importante dedicar tiempo a escuchar a las personas. Lo lograremos si detenemos nuestros juicios o valoraciones iniciales, y damos tiempo a conocer más de lo que sustentó el accionar de alguien que hoy plantea su idea, resultado o entregable. Toma un gran valor el considerar con mente abierta, otras posibles formas de resolver situaciones, aunque estas pudieran no concordar del todo con lo que habías pensado tú.
Por otro lado, el dedicar menos tiempo al análisis de las causas de algo que no estuvo del todo bien y que no es lo que se esperaba, será genial si en contrapeso a esa reducción de tiempo al análisis de causas, contribuyes a preparar el pensamiento de todos hacia la posibilidad de generar ideas de mejora con frases como: ”y si…”, “qué tal si…” que abren las mentes a las posibilidades.
El segundo punto a considerar, plantea trabajar en la gestión emocional que se requiere en estos casos, a fin de dejar a las personas en la posibilidad de aportar de la mejor manera y desde su más favorable estado emocional, de cara a las cosas que deban corregir.
Como podrás adivinar, el mejor resultado se obtendrá cuando como figuras de liderazgo directivo y gerencial cuidemos que desde el día uno, se aporte a la madurez emocional y por ende de gestión de información de las personas con comunicación asertiva -respetuosa, clara, propositiva y veraz-, y es que con una comunicación como esta, el equipo madurará; aprenderá a tomar las cosas de forma más racional y equilibrada, y en consecuencia es más probable que responda con esos mismos atributos.
Lograrlo implicará el que siempre pienses en la emoción que quieras que perdure después de tu retroalimentación. El mejor resultado se dará cuando tu comunicación sea constructiva, empática y responsable, de tal forma que los sentimientos sean potenciadores en las personas. Si tomas en cuenta los siguientes puntos, tu retroalimentación abonará a los mejores estados de ánimo del equipo:
- Ve al balón, no a la persona. Cuando retroalimentes al equipo, céntrate en las ideas, en los entregables, en los resultados como si todos ellos fueran objetos. No califiques a las personas -a menos que el tema esté relacionado con actitudes-; pero piensa que si separas el entregable o trabajo, de las personas que lo realizan, la retro siempre será mejor recibida.
- Rescata lo más que se pueda. Detecta y reconoce los puntos buenos que tenga la situación o el entregable y destácalos de forma clara, enúncialos uno a uno y evita adjetivos generales o vagos. ¡Ah! y haz que luzca lo que esos puntos positivos hayan aportado por lo menos en alguna medida.
- Evita la mecánica típica de decir el elogio seguido del terrible “pero”… Piensa que si hacemos la retro de manera más cuidadosa, podremos conectar por ejemplo con una conjunción de ideas que sumen, que planteen la idea de que con una condición adicional se logrará que algo sea mejor! Algo como: – Mira Juan, el reporte es visualmente rico, “Y” si lo mandas siempre a las 9 de la mañana, ¡será realmente valioso!
- Busca dejarle claro a las personas, que reconoces el valor de su aporte personal y del porqué se piensa que son quienes tendrían y generarían una buena solución al tema. Toca con honestidad su autoestima, de manera que desde ese profundo factor surja el deseo de mejorar. Haz que la persona se sienta la heroína de la historia, e incluso porqué no, la generadora misma de la idea!!!
El tercer punto que te queremos recomendar plantea que trabajes en generar el impulso de aprendizajes de fondo, desde los errores. Te servirá enfocarte en 3 puntos clave:
- Asegúrate de que tu punto de partida, siempre sea el de la honestidad asertiva en tu retroalimentación. En este sentido y además de comunicarte con respeto y empatía, servirá mucho el que indiques si la idea o el entregable nos resultará conveniente o no, de manera que se eliminen ambigüedades o dudas. Habla de lo que quieres que se mejore, sin mezclar con otras cosas, ya que la focalización es importante aquí.
- Menciona porqué piensas que no nos servirá la idea o entregable en la Organización o equipo, y pregunta si los demás tienen otro punto de vista. Esto ayudará a replantear objetivos, expectativas e incluso más ideas. Siempre haz un esfuerzo por sensibilizar, explicar y ejemplificar lo que se requiere; busca que todos coincidan en la idea base de lo que se espera.
- Si es posible, menciona la utilidad del avance logrado o de lo entregado, de manera que por un lado se sienta que de algo sirvió el esfuerzo; y que por otro, se logre transmitir indirectamente que el resto de lo obtenido, no es lo adecuado para lo que se espera.
Finalmente, como un cuarto punto, vemos muy importante que pienses y que acciones, de cara a la habilitación de la capacidad activa de mejora en tu equipo.
Para ello, ayudará el que consideres que no todo va de pedir correcciones o cambios; y que suele resultar siempre mejor, sumarnos activamente a la conducta correctiva, de tal forma que se note tu propio compromiso, y si es posible, los beneficios de hacer algo diferente. Transmitir ese espíritu aplicado y activo, es normalmente más poderoso que tan solo emitir valoraciones y juicios.
En Lemon tree sabemos que al trabajar en estos 4 ejes, tu rol directivo o gerencial se alimentará de un poder especial; sí, se nutrirá del poder para impulsar al equipo de trabajo con las palabras y acciones correctas, incluso cuando las cosas no hayan salido bien y que requieran de decir las cosas como son, sin rodeos. Hacerlo y obtener los beneficios, como muchas otras cosas en la vida organizacional e incluso personal, será el resultado de un proceso que podrás vivir y disfrutar.
LEMON TREE