El inventario de tipos de situaciones que se observa es comprensible, ya que los imprevistos surgen por el simple hecho de que estamos inmersos en un mundo volátil, impredecible, paradójico y entrelazado, es decir por vivir dentro de un mundo VIPE, del que ya hemos hablado en otros artículos de Lemon tree. Esto de alguna manera, ya lo asimilamos como parte del dinamismo en el que estamos inmersos. También hemos sabido vivir con las rutinas y con las costumbres en nuestra vida laboral, profesional y personal. Esto siempre nos ha resultado más fácil, ya que como lo planteó con palabras más o palabras menos, Desmond Morris en su libro “El mono desnudo”, somos propensos a establecer hábitos y costumbres para simplificar nuestra vida. Ser rutinarios es algo cómodo. Los beneficios de un comportamiento sustentado en buena medida en rutinas son diversos, y muchas veces son muy favorables. Tan es así que Morris hablaba de los seres humanos como animales de costumbres.
La idea de tener hábitos y rutinas, como lo hemos dicho, no es mala, de hecho hasta cierto punto es necesario y conveniente, ya que cuando una persona las aplica, puede:
- Aprender a hacer cosas con más soltura y habilidad.
- Resolver temas, de manera más simple.
- Mantener un desempeño estable en tareas cotidianas.
- Etc…
Como puede verse, esto siempre ayudará a generar la estabilidad que se busca en muchos temas que no requieren tanto de innovación o de inventiva ante la necesidad de resolver problemas nuevos. Podemos ver incluso que en muchos casos, esta forma de hacer las cosas basados en rutinas, ha llevado a empresas completas a trabajar desde la costumbre, es decir, sin procesos, sin documentación, sin guías de acción… todo porque “todos saben lo que hay que hacer”, “siempre se hace lo mismo” y muchos otros argumentos que plantean “estabilidad”. Pero… qué pasa cuando quieres hacer cambios… cuando quieres mejorar algo… o qué tal si vamos más allá… qué pasa si aunque no lo desearas del todo, ¡tuvieras que hacer cambios ya!
Sí. Muchos líderes de Organizaciones están conscientes de la necesidad de gestionar transformaciones y de la relevancia de tener que aplicar cambios que modifiquen finalmente las costumbres y los hábitos de sus equipos de trabajo, pero hay otros que no han encontrado los motivos para prepararse a romper con la monotonía y dar el salto hacia la revolución de los hábitos y rutinas en la Organización.
Los líderes que aún creen que los hábitos arraigados y las rutinas que se viven en su Organización desde hace algún tiempo, son los que les llevarán a lograr los resultados que esperan en los nuevos y futuros tiempos; al parecer no han notado algunos síntomas de alerta, y es que con revisar algunos casos podemos sensibilizarnos de la relevancia que tiene replantear muchos de los hábitos y rutinas…
Pensemos en esto:
- La tecnología avanza en todo nuestro entorno, pero no siempre estamos preparados para aprovecharla al máximo. Por ejemplo, aun y cuando existen sistemas de business intelligence y de procesamiento de analítica avanzada, la costumbre de muchos equipos de MIS en el 2023, es usar una hoja de cálculo…
- Los lugares desde donde se trabaja ya no son los mismos y eso ha traído nuevas cuestiones. Antes las rutinas de supervisión permitían a la persona a cargo, estar al tanto de lo que las personas hacían en el piso operativo (o por lo menos de lo que parecía que hacían…), pero cuando se activó el trabajo remoto, el teletrabajo, nos dimos cuenta que el management y la supervisión de muchas empresas no estaban preparados para saber gestionar a sus equipos de trabajo con éxito en esos nuevos esquemas. De hecho muchos líderes se dieron cuenta que en realidad no sabían hacer management por objetivos, por poner un ejemplo. Los hábitos y rutinas clave necesarios para entrar en una era de trabajo desde sitios mixtos, son ahora otros.
- Las expectativas de las personas antes eran casi adivinables. Los baby boomers querían conformar un concepto de éxito y de hogar con las necesidades básicas resueltas y con estabilidad. La generación X se enfocó en el esfuerzo, en el trabajo de alto desempeño; y las nuevas generaciones como la milenial y la contemplativa, plantean otras expectativas y miradas de la forma de llevar sus vidas. El mapa es claro: los hábitos y rutinas clave útiles para baby boomers no fueron las mismas para los X, no lo son para las generaciones más jóvenes; seguramente serán otras para los que vienen. En Organizaciones duraderas, este es un reto gerencial que debe abordarse con una plasticidad en el pensamiento gerencial, que antes no era parte del inventario de talento y competencias directivas, pero que ahora son indispensables.
- Las nuevas reglas de mercado plantean la inminente hipercompetencia que tanto vaticinó Tom Peters, y que entre otros aspectos, establece que las Organizaciones que destacarán en estos años y los que vengan, son aquellas que cuenten con una capacidad de transformación alta, con mecánicas de trabajo ágiles y enfocadas en los diferenciales que el mercado requiera. Esto solo se logrará si los niveles directivos logran tener la condición de adaptabilidad y de transformación de hábitos y rutinas clave en la ejecución de sus procesos de misión crítica.
- Los impactos económicos hacen que en todo momento se requiera hacer más con menos. También nos llevan como Organizaciones y por ende como equipos de trabajo, a que revisemos la manera en que podamos mantener la misión de la empresa y los aportes a sus clientes, en un marco financiero que le permita operar, dar beneficios a sus colaboradores y generar rentabilidad para el negocio. Una vez más los cambios en hábitos y costumbres será fundamental para hacer posible la reinvención de procesos y la potenciación de las economías de escala en las empresas.
- Los esquemas laborales están cambiando y las discusiones por ejemplo sobre la duración de las jornadas laborales, los días laborales a la semana, están más vivos que nunca. Diversos estudios demuestran que menos horas, con menos días laborales por semana, traen consigo mejores resultados y un mayor bienestar en el equipo de trabajo. Es claro que esta medida no es -ni será, seguramente para todos- una regla global, ya que hay factores regionales, económicos, de capacidad operativa, etc… que deberán ponerse en perspectiva, pero para adoptarla toda o en parte con éxito, esos mismos estudios han planteado la necesidad de que las propias Organizaciones empiecen por replantear su forma de trabajar, es decir, por ajustar sus hábitos y rutinas clave, ya que solo haciendo eso se podrá hacer cualquier ajuste que mejore la condición laboral de las personas y que potencie los resultados aún más.
Veamos. Si por lo menos uno de estos factores tiene qué ver con nuestra Organización ahora, tendremos que revisar profundamente la forma en que se hacen las cosas, para finalmente propiciar transformaciones en la forma de hacer las cosas en los equipos de trabajo, llegando a tener que ajustar los hábitos y rutinas clave de cada colaborador del equipo, seguramente empezando con nosotros mismos.
Es importante tomar esto muy en serio, ya que fueron ciertas costumbres (por ejemplo cargar las maletas), lo que nos llevó a que apenas en los años 70 a raíz del invento de Bernard Sadow, la humanidad ¡le pusiera rueditas a las maletas de equipaje!… el problema es que nos acostumbramos a cargar el equipaje y pasaron muchos años en replantear las cosas y en hacer ese cambio en nuestra costumbre.
Algo más. La revisión de factores impulsores de cambio en nuestros hábitos y rutinas clave, no debería ser el resultado de una reflexión eventual. Cuando aplicas el modelo de gerenciamiento que en Lemon tree llamamos Sistema Directivo, tanto la reflexión, la generación de ideas de solución y la aplicación de medidas para poder potenciar los hábitos de alto impacto y las rutinas clave, se logra algo mucho más efectivo, ya que esa revisión y esa generación de mejoras se vuelve parte de una tarea gerencial en la que se enfoca el aporte del líder y directivo.
Seguro estarás de acuerdo con este planteamiento, pero podríamos preguntarnos ahora, ¿de qué motores de impulso podemos asirnos para que las respuestas transformacionales lleguen realmente a fortalecernos como personas, equipos de trabajo y Organizaciones hacia la transformación?
Como en todo, no creemos que haya solo una respuesta a esto; todos los planteamientos para impulsar los mejores resultados dependerán de cada Organización dada su propia cultura organizacional, pero en Lemon tree pensamos que un nivel de liderazgo que implementa su Sistema Directivo de manera efectiva, tendrá resultados muy favorables al centrar su mirada y sus acciones en 6 líneas de acción que forman parte del Sistema Directivo en su eje enfocado en la Ejecución.
Estas líneas de acción son:
- Claridad en lo que se aporta
- Técnicas de trabajo
- Mejora continua
- Reforzamiento positivo
- Máximo rendimiento de recursos
- Constancia y paciencia.
¿Quieres saber cómo aportan estas líneas de acción en la potenciación de los hábitos y rutinas efectivas?
Primero te diremos que un Hábito desde nuestra perspectiva, es la acción realizada con frecuencia por una persona, orientada a tener un beneficio en su plano personal o profesional en el momento mismo en que la realiza, con repercusiones favorables también en el futuro.
Esto nos habla de acciones como: leer los mails con una frecuencia razonable y en horarios apropiados, de manera que pueda estar al tanto de las cosas, sin distraerse de lo importante. Otro ejemplo de hábitos, se puede ver en las personas que llegan 10 minutos antes de una junta, para repasar los últimos detalles; personas que toman descansos cada determinado tiempo, o aquellas que siempre cuidan comer o almorzar sanamente y en proporciones convenientes para que en el resto de la jornada laboral, puedan disponer de la energía y ligereza física para tener una tarde productiva.
Por su parte, una Rutina Efectiva la asociamos en la metodología SYSDIR (Sistema Directivo), a una actividad descrita en un proceso, método, procedimiento o guía de acción para hacer de la mejor manera una tarea. Una rutina efectiva no es algo que se da de manera espontánea o por casualidad. Es el resultado de la suma de best practices, key practices y de elementos surgidos de ejercicios de innovación y de mejora continua que permiten establecer tips, alertas y notas, para potenciar al máximo la forma en que se hacen las cosas.
Ejemplos de una Rutina Efectiva pueden verse en las guías de solución de situaciones en servicios de atención clientes. En estas guías la experiencia de solución de la empresa, las ideas de solución de situaciones para clientes de acuerdo a sus necesidades y la idea de generar experiencias sobresalientes, establecen rutinas que si bien para las y los colaboradores son rutinas, para el cliente se pueden ver como magia, por su efectividad, calidad y calidez.
Dicho esto, ahora podemos platear las líneas de acción que más efectos positivos podrán generar en tu Organización. Aprovecha estas 6 líneas de acción:
- Claridad en lo que se aporta.
Cuando una persona tiene claro qué es lo que realmente se espera de ella, o cuando un equipo de trabajo sabe bien qué es lo que genera como resultado de su trabajo todo toma una perspectiva distinta. El hecho es que cuando esa persona o equipo recibe una instrucción de lo que “debe” hacer, poco podrá hacer para mejorar su desempeño haciendo mejoras en hábitos y en rutinas clave. Cuando por el contrario la claridad del objetivo es tal que sabe lo que se espera realmente de la tarea, es decir el objetivo más relevante, las personas y los equipos pueden buscar mejoras en la forma en que hacen las cosas para lograr el resultado de manera más efectiva. Ahí es cuando se propicia la transformación de hábitos y rutinas clave. Si saben el objetivo, podrán aportar valor con ideas, creatividad y mejores esfuerzos, para lograrlo.
- Técnicas de trabajo de alto impacto.
Imagina que reúnes a las personas más competentes en un tema específico en la Organización. Digamos, a tus mejores vendedores, y les pides que hagan un recuento de las mejores prácticas en su actividad diaria. Es posible que surjan planteamientos muy interesantes y que no están tan generalizados en la práctica en el resto del equipo. Puede ser que el resto del equipo se dé cuenta que de ese cónclave de expertos y expertas se destacan hábitos como el que los mejores vendedores tienen conversaciones amplias con sus clientes y prospectos, donde primero buscan entender lo que realmente les preocupa resolver o lo que les haría sentir bien, y posteriormente “conectan” el producto o servicio que les puede ofrecer la Organización, con argumentos que el cliente aprecia especialmente y sobre una mejor relación de confianza. Conocer estas y otras ideas, se podrá ayudar al equipo en su conjunto a cambiar sus rutinas clave y a mejorar ciertos hábitos. El análisis de las rutinas de trabajo desde la perspectiva del cómo ser más productivos y efectivos desde el aporte de calidad y calidez, seguramente hará que el equipo de ventas se transforme.
- Mejora continua.
Usualmente hablamos de este tema como algo abstracto. Como una promesa al aire de lo que deberá ser nuestro espíritu corporativo, pero cuando una figura líder directiva como tú, adopta este principio de desarrollo organizacional como una verdadera causa, se logra tocar realmente la cultura organizacional de la Organización. Los cambios que usualmente se esperan de un proceso de mejora continua son muy notorios y hasta espectaculares, pero piensa en lo mucho que se lograría si por ejemplo de manera habitual, las juntas iniciaran a tiempo… lo que se podría lograr si la gente utilizara más herramientas de comunicación de ideas… qué pasaría si a cada reunión cada colaborador llegara con una apuesta de solución… en Lemon tree creemos que la mejora continua sería no solo una realidad sino que además se haría algo inevitable. El hecho es que la mejora continua aprovechará rutinas clave y buenos hábitos para lograr su objetivo, pero paradójicamente será la base de nuevos y mejores comportamientos, que mucho aportarán a la generación de mejores resultados.
- Reforzamiento positivo.
Hablar de cambios para muchos es algo interesante, atractivo, prometedor, estimulante… pero para otros (incluyendo en cierta medida a los mismos que se emocionaron inicialmente con una idea de cambio), genera por lo menos ansiedad. Esto pasa porque cuando planteamos cambios de las Organizaciones, además de los ajustes en el plan de negocio, en los procesos operativos, en los indicadores, etc… lo que sabemos que se moverá, es probablemente la manera misma en que hacemos las cosas. Temas que pasan por el momento en que tomaremos un café, las personas con las que interactuaremos ahora, los horarios, los canales por los que trabajaremos, los lugares a los que ahora tendremos que acudir para realizar las iniciativas relativas a los cambios, ya no serán los mismos que antes habían configurado nuestro hábitat. Adicionalmente, estaremos todos, nuevamente a prueba. Esto es especialmente relevante porque las personas como lo mencionamos en un inicio, buscamos estabilidad y también buscamos aceptación y logros; todo esto se da cuando ha transcurrido el tiempo apropiado para asimilar rutinas y para adoptar nuestra mejor manera de gestionar las cosas, pero eso deja de darnos esa confianza de nosotros mismos cuando las cosas cambian. Ante esto, personas con roles de liderazgo y tú especialmente como directivo de la Organización, tendrán que impulsar acciones de reforzamiento positivo, entendiendo este como al mecanismo que reconoce, recompensa y retroalimenta positivamente a los integrantes del equipo. Así, cuando una persona viva esos cambios en hábitos y en rutinas clave, podrá recibir retroalimentación para corregir falencias y mejorar, podrá ser reconocido por su esfuerzo y contará con estímulos e incentivos como recompensa. Los cambios requieren de estímulos y hasta una pequeña reunión de reconocimiento a la manera en que se realizó la junta de hoy, puede ser un gran momento que refuerce positivamente lo que estén haciendo todos por reaprender.
- Máximo rendimiento de recursos.
El buscar sistemáticamente eficientar los recursos de manera creativa e inteligente, es una de las mejores maneras de lograr cambios positivos en hábitos y en rutinas clave. Es en este contexto en que las llamadas crisis, tienen algo de “bueno” siempre. Es por demás sabido que la etimología de la palabra crisis, tiene mucho que ver con crecimiento; y es precisamente del pensamiento que surge de escenarios con recursos limitados, de donde pueden llegar ideas muy interesantes para mejorar la forma de trabajar y de accionar en pro de los resultados. Así, el trabajo directivo puede estimular la generación de cambios, cuando lo que se requiere es responder a nuevos retos de la mejor manera.
- Constancia, paciencia y maduración.
Un hábito se construye. Lograr que una persona haga suya una conducta y que la realice de forma natural y consistente, requerirá de disciplina, consciencia del valor de la acción y otros factores clave, pero especialmente será necesaria la maduración de la adopción de las nuevas actividades. Es importante destacar que si bien la constancia, la paciencia y la maduración son temas a comprender y a impulsar en el proceso personal, son fundamentales en los procesos que atañen a los equipos de colaboradores en nuestras Organizaciones. El tema toma relevancia porque cada persona es distinta, y esto será algo a gestionar al momento de impulsar los nuevos comportamientos. La figura directiva y Líder Orgánico tendrán que trabajar de manera grupal pero con consciencia individual de las personas. Muchos de los más grandes fracasos en la gestión de cambio orientada a mejorar los comportamientos de una Organización, se dan por la falta de comprensión de que cada persona tiene una esencia distinta y percibe las transformaciones desde diversas ópticas y desde ángulos amplios de acuerdo a sus emociones e ideas. El trabajo de maduración por lo tanto, requerirá de paciencia y de trabajo personalizado.
Con estas 6 líneas de acción, estamos seguros de que llevarás a tu equipo de colaboradores a tener mejores comportamientos que les permitan lograr más objetivos, y sobre todo a disfrutar los resultados y los procesos que los propician. El trabajar en los hábitos y en las rutinas clave, es un paso fundamental para potenciar la ejecución de las acciones más relevantes de tu proceso de misión crítica, y también es la mejor manera de mantener a tu Organización y a cada persona que la integra, en el más alto grado de participación, de crecimiento personal y profesional. Recuerda… hay cosas que no hay que cambiar nunca, para que las transformaciones siempre se den. Toma por lo menos estas 6 líneas de acción como tu referente de desarrollo y aplícalas con la constancia y paciencia que se requiere. El resultado será percibido cuando consolides aún más, a un equipo de trabajo capaz de transitar por el tiempo y ante los nuevos retos, con grandes resultados.
BY LEMON TREE