Digamos que la idea es que el equipo financiero haga lo más importante de su función; que el equipo de marketing haga lo más importante para colocar nuestra marca y producto; que el equipo de operaciones haga lo más relevante para generar las soluciones que daremos a los clientes; que el equipo de reportería e información haga los indicadores y métricas más efectivos y convenientes para la empresa en su conjunto, etc. El problema viene cuando la Dirección juega todas las posiciones, participa en todas las actividades y genera así una dependencia no del todo sana para el negocio. El conflicto digamos, se da cuando no delegamos lo que corresponde a personas y roles más adecuados para hacer ciertas tareas.
Ser capaces de delegar tareas de manera efectiva, es uno de los anhelos más deseados de los niveles directivos. Sin embargo los resultados más generalizados al buscar hacerlo, no son del todo satisfactorios, ya que al no tener un método se quedan muchos cabos sueltos que reducen la efectividad resultante, y se pierde la paciencia ante un proceso transformacional que requiere de tiempo, de ritmo y de constancia, al ser algo que más que “encargar tareas a alguien más” requiere muchas veces de la transmisión de la esencia y de cambios de comportamiento en la persona que recibe la nueva encomienda. Ante esto, suele pasar que el tiempo invertido no resulta provechoso.
Delegar es una de las actividades directivas más relevantes en el proceso de maduración de la Organización, ya que por un lado, habilita la disponibilidad de más tiempo de los Directivos hacia actividades relacionadas con el Pensamiento y Modelado Estratégico, cosa que trae enormes beneficios para cualquier Organización, simplemente porque ofrece que alguien esté con la mirada al frente y al timón del negocio; y por otro, desarrolla a las personas de otros niveles organizacionales, para que puedan aprender nuevas tareas de alta relevancia y que sumen el aporte de sus ideas, su compromiso y valor profesional; aspectos que integran beneficios de altísimo impacto en la empresa porque se incrementa el número de personas con las competencias y facultades para mejorar el desempeño integral de esta.
Y hay algo más…
Delegar integra varios elementos a los valores más grandes dentro de las bases de Cultura Organizacional de las empresas, ya que abona puntos a la Confianza, impacta en el Desarrollo, habilita la Diversidad, apela a la Ética, materializa aspectos relativos al Respeto, refleja realmente el Compromiso, integra la posibilidad real de que las personas en la Organización Disfruten del trabajo, reflejen su Pasión, sumen su pensamiento Creativo, y den en lo que hacen el sentido de Excelencia.
Por eso pensamos que esta técnica de carácter sistémico dentro de las organizaciones, es sin duda una de las mejores herramientas para crecer como empresa, para impulsar a las personas al fortalecer su confianza y autoestima, y para potenciar el aporte directivo con personas más libres que se enfocan en las estrategias y en los diferenciales integrales de la Organización.
El hecho es que el aporte de procesos formales y constantes de impulso a la delegación de tareas por parte de los niveles directivos y gerenciales, toca también aspectos que abonan a la permanencia de las y los colaboradores de la Organización. Basta con analizar rápidamente el aporte de la delegación de funciones, con respecto a temas relacionados con los Key Drivers de la Motivación que Lemon tree impulsa, para notar que es una gran herramienta de alimentación de la energía interna de las personas en la empresa.
Esto, porque podemos ver que los Key Drivers Motivacionales encuentran catalizadores positivos en el proceso de delegación de actividades, por lo que se puede ver con contundencia el beneficio de trabajar en desarrollar las técnicas de delegación de funciones.
Sí, los beneficios de la delegación son muchos y su valor es aún más notable…
Si hablamos de los beneficios para los roles Directivos podemos ver cosas como:
- La obtención de tiempo valioso que el equipo Directivo necesita para tener esa inspiración estratégica y para fortalecer relaciones y vínculos en otros niveles.
- Un mejor enfoque en lo más relevante de su rol, ya que la delegación de tareas le permitirá centrarse en acciones como pensar, visionar, idear y diseñar estrategias; es decir, que podrá trabajar más en el plano Estratégico y de Humanización de la Organización, tal como lo propone el modelo HETTO de Lemon tree.
- Un mayor y más efectivo desarrollo organizacional, al contar con más espacio para sus tareas estratégicas, en torno a la gestión de oportunidades para la empresa.
- Tranquilidad al saber que ciertas tareas serán realizadas por personas habilitadas para ello, y que podrán concentrarse mejor en lo que el rol directivo apremia.
El equipo de Colaboradores también encontrará grandes beneficios al recibir la oportunidad de realizar tareas de relevancia especial. Entre otros podemos ver:
- Una clara incidencia en los Key Drivers que impulsan la Motivación en el trabajo.
- La oportunidad de abonar a su desarrollo personal y como equipo al aprender más, participar en más actividades y al ampliar su rango de operación.
- La posibilidad de imprimir su sello en lo que hacen, y de demostrar más capacidades y potencial.
La Organización en reflejo a lo anterior, recibirá beneficios que entre otros podrán ser:
- Una mayor agilidad de procesos, al evitar “cuellos de botella”, y al revisar que sus procesos sean más productivos y efectivos.
- El fortalecimiento de la ejecución operativa, con un mejor foco en lo que cada proceso debe aportar.
- El valor de especialización que tendrán ciertas actividades, al contar con una persona que se concentre en la realización de estas.
- La amplitud de cobertura en la capacidad operativa de la empresa, al ver que las cosas pueden hacerse con el aporte de más personas.
Pero, ¿cómo podemos instrumentar un buen mecanismo de delegación de funciones de manera efectiva y oportuna?
Pues en Lemon tree tenemos un método muy efectivo para hacerlo, ya que sabemos que solo con Directivos concentrados en lo que más aporta su función, es como las estrategias serán más ingeniosas, inteligentes, ágiles y efectivas.
El método consta de varios pasos y de ciertas técnicas para su mejor implementación, pero podemos decirte en qué debes concentrarte especialmente…
Estos son algunos de los aspectos clave que te recomendamos considerar.
Primero que nada, desarrolla los matices que son fundamentales para ubicar a las personas a quienes puedes delegar funciones que antes hacías tú. Piensa para ello, en conocer más a las personas en lo que refiere a:
- Su sentido común. El razonamiento lógico e inteligente es fundamental para que alguien pueda tomar una de las tareas que quieres delegar.
- El grado de compromiso que muestra ante su trabajo, el trabajo en equipo y la Organización. Una persona apreciará tomar actividades que le delegues cuando vea que esto más que trabajo extra, es algo que fortalece a todos.
- El nivel de conocimiento que tenga de los temas. De tal forma que se pueda contar con el apoyo de personas más cercanas a la tarea que vas a delegar.
Desarrollar por lo menos estos tres ejes, es fundamental para que quien reciba la tarea a delegar, lo haga con soltura. Muchos de los planes de desarrollo de la Organización deberán alinearse a potenciar estos atributos en los colaboradores para siempre contar con personas elegibles
Otro factor clave tiene qué ver con el ambiente operacional que reina en la empresa. El grado de efectividad de la delegación de actividades tendrá una relación directamente proporcional, con la solidez que se tenga en los siguientes aspectos:
- Los procesos que rigen la actividad deben ser claros y deben establecer el qué y el cómo. Tener procesos o mecanismos claros de realización de la actividad delegada, evita muchas frustraciones de muchas personas.
- Trabajar en la definición precisa de las expectativas es fundamental. La persona que recibe la nueva actividad delegada debe saber no solo qué tiene que hacer y cómo, sino sobre todo para qué es esta actividad. El propósito es lo que permite que una persona sea creativa, proactiva y comprometida.
- Definir los entregables que se esperan. La claridad sobre lo que concretará o dará forma a la expectativa en algo específico es clave.
- Establecer el nivel del grado de calidad y de calidez dentro de la experiencia de soluciones y servicios de tu empresa, ayudará a que todos entiendan el efecto Wow que quieres que se dé en las actividades delegadas.
- Contar con mecanismos de medición del desempeño integrales como los que plantea el PECC de Lemon tree, ayudará a que se pueda saber en qué medida se está aplicando la actividad delegada con éxito y dominio de la persona a cargo.
- Disponer de un Mapa Estratégico que integre la panorámica de lo que es importante que la Dirección cuide y haga, con respecto a lo que puede ser delegado.
Como muchos otros atributos de las personas, este recurso organizacional también requiere de trabajo, de dedicación, de enfoque y de un proceso transformacional. Es un error pensar en que la delegación de actividades solo va de tomar una decisión y de sumar algunos acuerdos y un breve entrenamiento para lograrlo. Algo que ayudará mucho en este sentido, es que se defina un plan de acción para el proceso de delegación que quieras emprender. En él, será fundamental que se establezcan las etapas de desarrollo de los puntos anteriores y lo que deberá aportar en cada fase tanto tu figura directiva, como la persona que adoptará las actividades que le transmitas.
Trabajar de esta manera hará que el reacomodo de actividades y tareas en la Organización sea algo natural, favorable y en pro de los resultados y del desarrollo de tu Organización y equipo de colaboradores. Todo toma aún más sentido cuando recuerdas para qué es tu Organización y qué es lo que cada quién tendría que estar haciendo para lograrlo.
LEMON TREE