El tema es que cuando vemos la cantidad de cosas que logramos implementar en todo ello, o las iniciativas que ponemos en marcha y que avanzan con éxito poco tiempo después de que iniciaron, nos damos cuenta que nuestro talón de Aquiles es en buena medida la habilidad que tenemos de planear de manera efectiva y la forma en que damos – o no…- seguimiento a ese plan; por el contrario, las diferencias que se observan en los resultados cuando se planea con efectividad y cuando somos cuidadosos de gestionar el plan de la manera correcta, son enormes.
Lo que es importante es saber a qué nos referimos realmente con planear. Por ejemplo, cuando generas ideas a manera de una visión deseable, de un sueño o de un anhelo, podemos pensar y creer que será posible que un día se cumpla lo que imaginamos; pero no podemos apostarle mucho a que realmente se concrete, ya que con esa visión o sueño, ni siquiera habríamos llegado a definir algo en el plano de la ejecución que hiciera que las cosas se materializaran. Soñar no es nada malo, pero no asegura mucho…
Pasa algo distinto cuando piensas en una meta; en un objetivo. Ahí las cosas cambian, ya que usualmente un objetivo tiene una claridad en cuanto a lo que específicamente se quiere lograr, muchas veces definimos cuándo esperamos lograrlo y eso puede ser un buen referente para accionar a fin de tener resultados en esas fechas visualizadas. ¿La probabilidad de éxito? Ah… sigue siendo algo baja. Esto se debe a que si bien tenemos la meta clara, sabemos cuándo lo queremos lograr y con todo ello tenemos lo que llamamos el “qué”; pero ¡no sabemos cómo! El problema de esta situación es que no estaríamos definiendo los pasos y las acciones a realizar para realmente lograr el resultado. Esto pasa mucho en las empresas… son muchas las organizaciones o los equipos de trabajo que salen cargados de metas y objetivos de las reuniones gerenciales, pero con muy poca claridad de lo que hay que hacer realmente de manera conjunta.
El panorama cambia mucho cuando se cuenta con un plan. El valor principal de esta herramienta no es que sea mágica, lo que pasa es que suma lo que aportan las 2 formas de accionar antes mencionadas a un paso que es clave: el de la definición ordenada de acciones que establecen cómo es que lograremos la meta, los objetivos y cómo es que concretaremos nuestro anhelo.
Sí, la planeación toma como referente a la visión, contempla los objetivos y los sitúa en el tiempo, pero hace algo particular:
- Ordena las actividades y les da un sentido constructivo e incremental en camino a las metas.
- Detalla tiempos clave no solo del objetivo general, sino también de las actividades a realizar, lo que permite el enfoque en lo que en cada paso es importante y asegura con una buena disciplina de acción, que todo avance de mejor manera.
- Permite identificar quiénes participarán en las actividades incluso desde diferentes roles. Con esto se puede armonizar el aporte de cada participante y procurar con ello que se obtenga el valor que cada persona puede sumar.
- Nos da la posibilidad de considerar alternativas, digamos “planes B” que ante escenarios cambiantes, nos permitan estar preparados con opciones para mantener el objetivo en su mejor condición de logro posible.
Los beneficios de la planeación son muchos en cuanto a la gestión de actividades que nos pueden llevar a lograr un objetivo, pero hay otros beneficios que atañen a las personas y que son aún más importantes. Mira, si hay un plan:
- Las personas pueden ver que ese anhelo tiene por lo menos una ruta real de logro, y deja de ser un objetivo abstracto. Esto aporta mucho a la moral del equipo.
- Se puede tener lo mejor de cada quién, ya que sabe cómo aportar y cuándo.
- Las personas pueden notar formalidad, y aún con una mecánica de trabajo relajada las personas agradecerán que haya compromiso de todos y que se vea que las cosas importan.
- Se pueden hacer ajustes en puntos concretos que las personas pueden comprender y situar en la ruta del logro del objetivo. Cuando no lo hay, las personas no saben qué es lo que hay que ajustar, cuándo ni quién tiene qué hacerlo, lo que es el mejor combustible para la confusión.
- Se tendrá una sensación real de avance. En la guerra del Golfo Pérsico, los GPS ayudaron a las tropas de la coalición a saber dónde estaban y qué tanto habían avanzado en medio del desierto. Esto les dio la sensación de que iban en el camino correcto y sumó a la moral de las tropas. Te imaginas ver arena por todos lados por horas y días, sin saber más sobre cómo iban; pues cuando trabajas sin un plan, la sensación se parece un poco.
Esto nos lleva a pensar que si queremos que las cosas sucedan, una de las acciones más importantes en nuestra Organización deberá pasar por mejorar nuestra capacidad de planeación y de gestión de actividades para realmente tener avances. Es claro que convendrá mantenernos alertas a no abusar de la planeación, y por otro lado, mantener el pragmatismo. En Lemon tree aplicamos técnicas de planeación y las usamos con nuestros Clientes, pero somos cuidadosos de que no se genere un laberinto o un espiral de trabajo por darle más peso al control de la planeación, que a las acciones de transformación que se plasmaron en el plan mismo.
En este sentido siempre será mejor ser cuidadosos sobre los temas que proponen las metodologías de planeación, pero siendo prácticos, aplicando el sentido común y haciendo que la planeación sea un instrumento para llevar a puerto nuestro proyecto, y no al revés, donde muchas veces los equipos de proyectos terminan atados a la rigurosidad de la planeación. Es bien sabido que técnicas más poderosas de planeación como las Scrum Agile aportan mucho valor con tan solo considerar la filosofía de sprints y de construcción incremental que proponen, pero también requieren de pragmatismo para no empantanarnos en la pureza del método.
Entonces ¿qué recomendamos para poder hacer una buena planeación?
Piensa en estos pasos:
- Define y escribe el verdadero objetivo que quieres lograr en la Organización. Este paso es crucial y no es del todo obvio… no siempre el “objetivo que pensamos” es el verdadero Objetivo.
- Haz una lluvia de ideas de todo lo que se te ocurra a ti y a tu equipo que debería suceder para que el objetivo se cumpliera. Piensa en un esquema como el Ishikawa de Causa y Efecto, en el que registrarán todas las “causas” que propiciarían que el efecto buscado – el Objetivo – se cumpla.
- Establezcan grupos de actividades y denles un orden secuencial de realización.
- Definan los tiempos de realización de cada actividad y piensen en quiénes son las personas que: tienen que hacer el trabajo, las que aportarán insumos para la realización, los que validarán los avances y quienes recibirán el resultado de la actividad para realizar otro paso del plan. Es decir, definan los roles correctos.
- Ahora ordena en el tiempo la secuencia de actividades de manera que por un lado se tenga el orden secuencial o paralelo de algunas de ellas, y por otro, el momento en el tiempo en el que es conveniente que se realicen.
- Piensa en el Plan B e intégralo al plan base.
- Considera siempre los Factores Críticos de Éxito y regístralos en el plan.
- Establezcan momentos de revisión de los planes y determinen qué es lo que se debe ver como avance en cada revisión.
- Mantengan la mente abierta a ideas que circulen en el resto del equipo, muchas veces surgirán buenas ideas de personas que no estén involucradas en las actividades que estés realizando. Mantente alerta.
¡Ah! y algo muy importante.
Asegura que el plan de acción integre momentos de reconocimiento de avances. Busca momentos de pausa en los que todos participen. Deja que las personas hablen de sus avances y que expresen sus ideas para mejorar.
Saber planear debe ser una de las competencias más importantes de cualquier colaborador, equipo de trabajo y Organización, sobre todo cuando vivimos en un mundo conocido como VUCA o VIPE (Volátil, Impredecible, Paradójico y Entrelazado), que siempre nos cambiará el panorama. Planear nos ayudará a gestionar el entorno de mejor manera si lo hacemos con agilidad, con claridad y con convicción para lograr nuestros objetivos. No navegues nunca a la deriva.
El efecto de la planeación se puede ver en diversos aspectos de la vida, por lo que desdeñar lo que puede hacer en nuestras organizaciones sería un enorme error… solo piensa en ejemplos de planeación en tiempos difíciles, como estos:
- Los lanzamientos de iPhones y nuevas tecnologías cada año. Son resultado de planeaciones que concluyen correctamente.
- La generación de las vacunas que a muchos nos han salvado de enfermedades importantes, fue resultado de planes orquestados a nivel internacional.
- El desarrollo de la inteligencia artificial de ChatGPT, que no ha sido para nada, el producto de la casualidad.
- La construcción de hidroeléctricas, las carreteras y otros aportes a la infraestructura en nuestros países, que abonan en beneficio de las poblaciones y de sus economías.
Hay muchos beneficios en habilitar nuestras competencias de planeación y de ejecución de actividades a favor de nuestras organizaciones. Lo importante es hacer que la planeación sea un valor diferencial y que lo aprovechemos al máximo.
BY LEMON TREE