¿Sabías que hay Organizaciones donde sus colaboradores se comunican…
- En un ambiente saturado de juntas y ahora, de videoconferencias?
- A partir de sus propias habilidades, sin haber tenido formación para ser más efectivos y para disfrutar más de la comunicación interna?
- Realmente porque no hay una estrategia, un modelo de trabajo y sólo queda que las personas por sí mismas se pongan de acuerdo?
- Sin tener una claridad de qué tipo de herramienta tecnológica o de recurso podría darle los mejores resultados en sus interacciones de comunicación?
- Sabiendo que la comunicación es fundamental (así lo declaran con añoranza en todas las reuniones), pero sin un plan para llevarla a plano de ser una estrategia?
La realidad nos plantea que si bien todos apreciamos los aportes de la Comunicación en nuestras Organizaciones, son muy pocos los líderes que la ponen realmente al nivel de un activo intangible de la empresa, y por lo tanto no se desarrolla… ¿El precio?:
- Baja coordinación
- Ambientes laborales erosionados
- Rotación de personas que se sienten integrados
- ¡Pérdida de ideas!
- Estrategias mal ejecutadas
Nos detendremos aquí, por no echar más sal a algunas heridas…
Cuando una estrategia está bien definida, no puede encontrar una mejor herramienta para su ejecución y materialización que la comunicación. Con esta herramienta, la estrategia encuentra la transferencia de ideas, propósitos y alertamientos, que se viven en momentos donde la comunicación es clave en la Organización.
Momentos de comunicación que respaldan profundamente la ejecución de tu estrategia se viven en:
- Las acciones de ejecución de procesos, donde el equipo deberá coordinarse y asegurar el trabajo productivo, efectivo y de calidad.
- Las reuniones de trabajo, donde las ideas, la creatividad, la exposición de planteamientos relevantes, la toma de decisiones, deberán contar con un alto ambiente de comunicación para propiciar la fluidez de estas.
- La retroalimentación que se hace a las personas, ya que estos momentos requieren de tacto, de claridad y de certeza, para impulsar el mejor aporte de cada Colaborador.
- Los reportes y documentos, que a manera de elementos de información que se emiten para que el equipo conozca detalles relevantes para la Organización y para el desempeño integral de ésta.
Imagina lo que puedes lograr si a tu gran planteamiento estratégico, sumas una capacidad diferencial de circulación de ideas en el entramado funcional de tu Organización…
Sumar un gran Modelo Estratégico, con un Sistema Directivo que impulse la gestión de tu estrategia, es clave, pero si agregas el atributo del Liderazgo Orgánico que fortalece la comunicación hacia dentro y hacia fuera de tu Organización, los resultados serán los que soñaste.
Es un hecho el que la comunicación es una herramienta muy poderosa si se utiliza bien… pero, ¿a qué nos referimos cuando decimos “utilizarla bien”?… Cuando:
- Da claridad.
- Está en el ambiente como parte misma de la forma de trabajar y por lo tanto, no es esporádica.
- Tiene siempre la premisa de enfocarse a soluciones, a mejorar algo, incluso el estado de ánimo del equipo.
- Es multidireccional, con escucha, impulso y respuestas que buscan aprovechar lo que todos quieran aportar.
- Está bien dirigida a las personas correctas, de manera que sirva para que algo conveniente a todos, suceda.
- Está enfocada a potenciar el logro de objetivos.
- Es respetuosa y siempre se desarrolla dentro de los Valores de la Organización.
- Es una comunicación que impulsa, invita a la acción, propone, propicia la escucha y la comprensión.
Los aportes de la comunicación siempre serán apreciados en las Organizaciones, ya que su beneficio más profundo llega a la emocionalidad, a la claridad de ideas, a la armonía en acciones y al entusiasmo de las personas. Cuando estos aportes están ahí, es cuando podemos pensar en un equipo cohesionado que es capaz de abordar los desafíos de su trabajo…
- con mayor confianza, al saber que puede tener ideas e impulso de los demás;
- con una mejor colaboración, al encontrar canales apropiados y ágiles para pedir y dar ayuda;
- con una mejor armonización, ya que sabe dirigir su comunicación de mejor manera en todo momento;
- y con un mucho mejor ambiente de trabajo, resultado de un equipo que externa sus necesidades, reconoce a sus Colaboradores y comunica de muchas maneras su vínculo y compromiso con los Valores de la empresa.
Si ves a la Comunicación Organizacional como parte de la estrategia de tu empresa (cosa que encarecidamente te recomendamos), te servirá mucho pensar en estas recomendaciones:
- Formula los mejores mecanismos para cada objetivo de la comunicación
No será el mismo mecanismo para sesiones de comunicación creativa, que comunicaciones que busquen platear el desempeño de procesos o el avance de metas. Es posible que unos requieran de herramientas colaborativas para propiciar la mejor comunicación de ideas, y otras, de buenas representaciones gráficas, y de buenas prestaciones de análisis y de consolidación de acuerdos.
- Opera por Fábricas de Solución, permite una mejor organización en las comunicaciones
Para Lemon tree una Fábrica de Solución se materializa cuando para cumplir un objetivo o para entregar la solución de tu Organización al cliente, se alinea la participación de los roles y áreas funcionales en una sola “línea de producción”; dejando de lado el trabajo “departamental” o por “silos”. Cuando la comunicación es por “departamento” es mucho más complicado enfocar la comunicación, ya que cada silo tiene la panorámica de lo que es su especialidad, y suele perder de vista cómo contribuye en una solución integral, por lo que la comunicación es más compleja y redundante.
Algo que también abonará a un desempeño más efectivo de la comunicación, es que esta se dirija siempre a las personas que realmente pueden hacer algo con ese diálogo. Mucha de la comunicación improductiva en las organizaciones se da cuando no se dirige a las personas correctas y por el contrario, se plantea a personas que no necesariamente podrán incidir en las mejoras esperadas.
Es importante pensar que a mayor dimensión de empresa, la comunicación se puede volver más compleja y puede saturar al equipo. Por esto es que toma especial relevancia trabajar por Fábricas de Solución y buscar que la comunicación sea más enfocada a aquellas personas que realmente deben participar del tema. Las demás no abonarán y se saturarán. En términos de cultura organizacional de tu empresa, no ayuda gran cosa el que se desprestigien las mecánicas de comunicación como lo son las juntas de trabajo.
- Impulsa el uso de las herramientas correctas para cada tipo de comunicación
Es importante pensar en el tipo de reuniones y en las formas de gestionarlas mejor. Así, saber qué tipo de medio aportaría a la comunicación más natural posible en las diversas circunstancias en las que se desempeñe tu equipo de colaboradores, es altamente recomendable. Determinar el tipo de comunicación más conveniente es parte de una buena estrategia de comunicación:
- Saber que la comunicación cara a cara, digamos presencial, ayudará a tocar temas difíciles o sensibles, dada la posibilidad mayúscula de interactuar con las personas y de contar con su expresión verbal y no verbal sobre lo que se comunica es útil en muchos casos.
- Entender que la comunicación audiovisual, o dicho de otra manera, por medios electrónicos como las videoconferencias abonan a suplantar en cierta medida la comunicación presencial, pero supera por mucho a aquella, en la capacidad dinámica, la flexibilidad y la posibilidad de aprovecharse con equipos distribuidos.
- Aprovechar la comunicación telefónica o de mensajes de audio como mecanismos directos, a veces espontáneos y que permiten una mayor flexibilidad en el manejo de agendas, es crucial.
- Finalmente considerar la máxima que plantea “No lo digas, escríbelo” que forma parte de la cultura Dupont a nivel global, será de gran valor, ya que al documentar la comunicación se propicia una mayor capacidad para la continuidad y claridad de las ideas.
No dejes de considerar que las personas tienen preferencias sobre el tipo de comunicación en la que participan. Algunos son más visuales, otros, prefieren leer o hablar… y tener una forma de atender a cada uno de ellos es complejo (muy), por lo que lo mejor será que impulsar el que cada persona se sienta cómoda al comunicarse con su estilo propio, y que la Organización propicia formas multimodales de expresión. La diversidad también enriquece a la Organización en este plano de la comunicación, ¡piensa en todo lo que hay en un ambiente de comunicación efectivo! Piensa en:
- Cómo abrir diálogos (ideas rompehielo).
- De qué manera propiciar la participación (Gamification).
- Cómo llevar al equipo a distinguir mejor entre certezas (base de una buena comunicación) y rumores del “radio pasillo” o fantasías creadas.
- Potenciar las habilidades de expresión.
- Ayudar con las mejores herramientas tecnológicas, materiales y de infraestructura para fortalecer la comunicación.
- Aprovecha el uso de Convenciones para comunicarse entre el equipo de trabajo.
En torno a qué plataformas tecnológicas, elementos materiales y recursos se pueden utilizar, de manera que sean conocidos y utilizados por todos en la Organización.
Con la ayuda de protocolos que ayuden a eficientar la comunicación. El ejército de los Estados Unidos utiliza en el Asunto de sus correos electrónicos, prefijos como “VOBO” cuando el mensaje que se envía, requiere del visto bueno de quien lo recibe. Así lo usamos en Lemon tree, y esto nos ayuda a saber que si un mail llega con el prefijo “INFO” en el Asunto, no es urgente.
Desarrollar este tipo de definiciones pone un mejor piso para la comunicación ¿no crees?
- Centraliza espacios de consulta y de complementación de contexto
Finalmente, piensa en que la comunicación en los seres humanos, si bien ayuda a armonizar equipos, y a comprendernos mejor, entre otros muchos atributos, también abre apetitos de conocimiento y de ir más allá, por eso es conveniente que tu Organización propicie espacios de consulta para abundar en los temas que estén en la comunicación interna. Repositorios de información complementaria, compendios de términos, minutas de sesiones, grabaciones de reuniones, etc… son elementos muy valiosos para aprovechar al máximo lo que se dice y se escucha en tu empresa.
Trabaja en ello, los frutos lo valen.
BY LEMON TREE